Es importante destacar que las herramientas no son la solución, pero sí son un medio, en este caso: para alcanzar la productividad.

En esta ocasión quiero hablaros sobre las 3 tipos de herramientas que creo son básicas para ser productivos en nuestro día a día.

Un Calendario

Es muy probable que ya tengas y ya uses un calendario, pero quiero recalcar lo imprescindible que es tener uno.

El calendario será tu mejor amigo para recordarte qué reuniones, citas y eventos tienes. Te dirá cuándo y dónde tienes que estar para que no se te pase nada.

3 herramientas de productividad

Hay un par de cosas que tienes que tener en cuenta para gestionar tu calendario:

No añadas tus tareas

El calendario no es el sitio donde añadir tus tareas. Para eso existen los Gestores de Tareas, ese es su sitio correcto.

Por mi experiencia, la gente que suele añadir las tareas en el calendario, no tienen un control sobre qué es lo que realmente tienen que hacer en un ámbito global, o cómo está la situación de los proyectos en general. El calendario no está preparado para darte esa información.

Deja espacio entre reuniones

Es muy importante que dejes espacio, siempre que puedas, entre eventos y reuniones. Generalmente las cosas se suelen alargar (o retrasar) más de lo esperado y, si hemos dejado espacio, no viviremos estresados y minimizaremos los microinfartos.

Añade la información extra

A ver si adivino esto: seguro que ves en tu calendario que tienes una reunión/evento a las 11:00 de la mañana, y tu cerebro piensa que tiene hasta las 11:00 para trabajar… ¡tenemos mucho tiempo!

Es muy probable que esto no sea así, tendrás que prepararte para esa reunión o, incluso, tener que desplazarte para asistir a ese evento.

Es por eso que tienes que añadir «bloques de tiempo» que muestren ese tiempo que realmente no tienes. Esto te ayudará a ser más consciente del tiempo que realmente tienes.

Bloques de calendario

Herramientas de calendario: cualquier calendario te será de utilidad, escoge el que mejor se ajuste a ti y tu ecosistema de trabajo.

No dudes en realizar el Curso de Calendario, en la Comunidad Vikinga, para aprender algunos consejos y hábitos que puedes empezar a aplicar ya mismo.

Un Gestor de Tareas

Ya he comentado que el Calendario no es el sitio donde poner las tareas… su sitio es el Gestor de Tareas.

Si quieres ser productivo, tienes que saber qué proyectos y tareas tienes entre manos para así tomar las mejores decisiones en los mejores momentos.

Beneficios de utilizar un gestor de tareas:

  • Tendrás la situación de los proyectos bajo control, de un simple vistazo sabrás si todo va como debería.
  • Sabrás qué es lo que tienes que hacer cada uno de los días, simplemente tendrás que ponerte a hacer… sin pensar.
  • Podrás colaborar con terceros y asignarles tareas.
  • Las tareas recurrentes van apareciendo de forma automática cuando deben hacerlo.

Gestores de Tareas: en mi caso utilizo ClickUp.

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Uno de los mejores gestores de tareas y proyectos

Es la herramienta en la que confío toda la gestión de mis proyectos y tareas que tengo que realizar.

Hay muchas, pruébalos hasta encontrar el que mejor se adapte a ti. Otras herramientas pueden ser:

He creado un Curso de Asana en la Comunidad Vikinga que te ayudará a ver las bondades de un gestor de tareas para mejorar tu productividad.

Un Block de Notas

«No importa» dónde lo apuntes, pero apunta todo… todo.

¿Tienes procesos de trabajo para algunas cosas? Anótalos y revísalos siempre que los necesites.

¿Sueles colaborar con gente diferente y tienes que explicarles cómo hacer las cosas o qué pasos seguir? Anótalo y no te repitas.

¿Quieres preparar un proyecto/viaje/vacaciones? Anótalo y que no se te pase nada.

¿Has encontrado un artículo/documento interesante y no puedes leerlo ahora? Añádelo a tu block de notas y léelo más tarde.


Blocks de Notas: en mi caso utilizo Evernote (en este enlace tienes un mes premium de regalo), pero tienes muchas otras como:

Hay muchos, pruébalos hasta encontrar el que mejor se adapte a ti.


¿Qué herramientas consideras básicas?

No dudes en utilizar la sección de comentarios y comparte conmigo esas herramientas que son básicas para ti (cuadernos, postit… lo que sea).