17. Tareas Urgentes

 
 
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¿Cuántas veces te pasa que todo lo que tienes que hacer se convierte en urgente? Si conseguimos tener un «plan» para los proyectos nos será más sencillo determinar qué es realmente «urgente» y qué es «importante».

Gestionar las tareas urgentes

Steven Covey escribió un libro llamado «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva». En este libro, Steven trata la «Matriz de Decisión de Eisenhower» de una forma que podamos entender y aplicar en nuestro día a día.

Matriz de Decisión de Eisenhower

Esta matriz nos ayuda a decidir y clasificar qué es importante y qué no, y qué es urgente y qué no.

La matriz consiste en un cuadrado dividido en cuatro bloques:

  1. Urgente e Importante
  2. Urgente pero no Importante
  3. No Urgente pero Importante
  4. No Urgente y no Importante

Bloque #1

Son tareas que requieren nuestra atención inmediata y, además, son tareas que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos.

Generalmente consiste en tareas de crisis, problemas o fechas límite.

Si hacemos una buena planificación y organización de los proyectos, podemos conseguir que estas tareas sean las menores posibles. Si conseguimos ir con tiempo, podremos hacer que estas tareas sean importantes pero no urgentes, ya que no tendremos la presión de la inmediatez o fechas límite.

Bloque #2

En este bloque encontramos tareas que no son urgentes por fechas límite, pero son importantes para alcanzar nuestros objetivos.

Deberíamos intentar emplear el máximo de nuestro tiempo en este bloque. Estaremos empleando nuestro tiempo en esas tareas importantes y claves para alcanzar nuestros objetivos.

Es importante que tengamos claro qué es importante para nosotros o nuestros proyectos y así poder clasificar las tareas de forma correcta.

Bloque #3

Aquí tendremos tareas que no son importantes para alcanzar nuestros objetivos, pero son importantes que las atendamos. Generalmente aquí tendremos tareas de «interrupciones de terceros».

Aquí podrían ser cosas como:

  • Llamadas o mensajes
  • La mayoría de emails que recibimos
  • Compañeros de trabajo que vienen a nuestra mesa a pedir algo
  • Si trabajas en casa, tu madre/padre que viene a pedirte que hagas algo

La mayoría de gente pasa tiempo en este Bloque #3 pensando que es el Bloque #1. Estas tareas nos hacen sentir bien porque estamos ayudando a otras personas y recibimos su agradecimiento… pero no nos están ayudando a conseguir nuestros objetivos.

Bloque #4

Las tareas en el Bloque #4 no nos están presionando en cuanto a tiempo ni tampoco nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos. Por lo que no son tareas importantes ni urgentes.

Ejemplos de estas tareas serían:

  • Jugar a video consolas
  • Navegar por internet
  • Redes Sociales

Aunque estas tareas no nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos, son «importantes» como seres humanos. Debemos reducir el tiempo empleado aquí, pero no hasta 0, tenemos que tener tiempo de ocio.

Mi experiencia

En mi caso, intento realizar todas estas tareas urgentes por la mañana. Todo lo que esté en mi Asana tiene que ser posible realizarlo antes de ir a comer.

¿Por qué hago esto?

La razón es simple: no quiero cargar el día con demasiadas tareas «solo porque tenga tiempo».

Los proyectos que tenga y me involucre solo podrán llevarme el 60-70% del tiempo cada día. Para ello, a cada tarea le asigno un tiempo y así puedo ver la carga de trabajo que tendré cada día de la semana. Si veo que me paso, reordeno las cosas o quito tareas/proyectos/ideas de la ecuación.

Esto me permite «tener las tardes libres» para hacer lo siguiente:

  • Cosas que se me hayan pasado días anteriores. Sí, a veces no consigo realizar todo lo que me propongo, y no pasa nada.
  • Probar herramientas nuevas, ver tutoriales, leer artículos interesantes, aprender, etc. También es trabajo, pero es otra faceta del trabajo.

Este fin de semana he estado en la WordCamp Zaragoza por lo que ha implicado que tenga que viajar. Al tener que viajar, he tenido que reorganizar las tareas que tenía asignadas para el viernes.

Generalmente los viernes mis tareas son (en todos los proyectos):

  • Crear enlaces UTM + programar redes sociales
  • Crear las imágenes gráficas (carátulas, imágenes para redes sociales, imágenes destacadas, etc.)
  • Pensar en futuros artículos a escribir
  • Revisar artículos + programarlos

Lo que hice en la revisión semanal de la semana pasada, es re-programar las tareas del viernes a días y fechas en las que pueda realizarlas y así no regresar el lunes que viene con estrés.

Gracias a que tengo el calendario editorial bastante avanzado, me permite poder posponer algunas tareas sin correr el riesgo de ir mal de tiempo.

Si sé que dentro de un mes habrá un webinar del Club un lunes… ¿por qué no empezar a prepararlo ya? ¿Por qué no tener el artículo, email, imágenes destacadas y demás listas?

Si consigues tener un margen de maniobra en tus tareas, te será más sencillo priorizar y tener espacio para las tareas «importantes y urgentes».

«Focuses» Semana #17

Los focuses de esta semana han sido grabar y editar un par de cursos de productividad que he publicado en la web esta semana. ¡Son totalmente gratuitos! Te invito a que los realices y me des tu valoración sobre ellos. Iré añadiendo más cursos de este estilo durante las próximas semanas.

Otro de los focuses de la semana ha sido la WordCamp Zaragoza que se ha celebrado este fin de semana. Como siempre que voy a una WordCamp, he podido ver a viejos amigos, hacer nuevos amigos e incluso aprender y compartir conocimientos con otros asistentes.

Extra Semana #17

Como extra esta semana, he estado perfilando lo que será la 3º Edición de SemanaWP.com «WooCommerce Edition». Ya está casi todo listo y en un par de semanas podremos disfrutar de la misma.

Además, he estado trabajando en los webinar del Club y de SemanaWP.

Próxima Semana #18

La próxima semana será mi última semana en Conil ya que el día 1 de Febrero regreso al norte, a casa.

El lunes 28 tenemos webinar en el Club EOM junto con Paloma Monzón. Añadido esto, el miércoles 30 estaré en la sesión de SinOficina hablando sobre qué es Asana y compartiendo trucos y consejos para sacarle el máximo provecho.

Muchas gracias por estar ahí al otro lado y mostrar vuestro interés en lo que os pueda contar. No dudéis en dejar vuestras valoraciones de cinco estrellas en iTunes, suscribiros a mi canal en YouTube y uniros a Trinchera WP.