68. Cómo planificar tu productividad

 
 
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Hace poco «retransmití» uno de mis días a través de las Stories de Instagram. Lo que hice fue ir contando qué iba haciendo a lo largo del día, desde que me levanté hasta que me acosté.

Por ejemplo, mostré mi rutina mañanera, mis primeras horas de trabajo, la rutina del desayuno, el gimnasio, ir a la oficina, cómo iba el día, regreso a casa, y las últimas horas antes de acostarse.

Recibí muchos mensajes y había un comentario que se repetía mucho: ¿cómo eres capaz de hacer tanto en un día?

Así que…

¿Cómo hacer tantas cosas?

En este episodio te cuento cuál es mi «secreto» para hacer tantas cosas en un día.

Planificar

Podríamos decir que planificar es:

Elaborar o establecer el plan conforme al que se ha de desarrollar algo, especialmente una actividad.

Es importante destacar que hay diferentes «niveles» de planificación, diferentes capas en los cuales planificar. No es lo mismo planificar una vida, que planificar un proyecto… pero todo se basa en esa planificación.

Estos son los diferentes niveles de planificación que quiero destacar y que a mi me ayudan mucho:

1- Planificar los Proyectos

Por un lado estaría planificar y pensar en qué proyectos me voy a meter, qué cosas tendré abiertas y en cuales participo.

Cada inicio de año, o de temporada, repaso en qué cosas participo. En este 2020 podríamos decir que estoy en lo siguiente:

  • Clientes: mantengo algunos clientes de mi pasado de desarrollo y mantenimiento web.
  • Ibon Azkoitia: es mi marca personal, es donde ofrezco servicios de Consultoría y Mentoría de productividad. En el cual creo contenidos gratuitos como este podcast, entrevistas, vídeos en YouTube y los cursos gratuitos de mi web.
  • TrincheraWP: es un proyecto de mi faceta WordPress y de comunidad. Ahí creo contenidos abiertos como las SemanaWP, webinars, recursos, artículos y, próximamente, cursos.
  • ClubWorking: podríamos decir que va a entrar en coma y va a pasar a ser parte de TrincheraWP e Ibon Azkoitia a la vez… ya os hablaré sobre esto en futuros episodios.

Una vez tenemos claro lo que tenemos abierto, es importante darles importancia y asignarles tiempos. Esto es, delimitar cuánto tiempo dedicarás a cada uno de los proyectos.

Por ejemplo:

  • 20 % de mi tiempo para Clientes
  • 35 % del tiempo para Ibon Azkoitia
  • 35% del tiempo para TrincheraWP
  • 10% del tiempo para otras cosas

2- Planificar los Contenidos

Ya tenemos claros los proyectos y los tiempos asignados, ahora toca planificar qué contenidos crearemos para cada proyecto. Sabiendo el qué y cuánto tiempo tenemos, podemos decidir de forma más concreta qué haremos y cada cuánto tiempo.

Dado que para mí, el proyecto de Ibon Azkoitia y de TrincheraWP están a la par en tiempo destinado a los mismos, lo que hago es intercalar los contenidos.

No puedo pretender hacer un webinar de TrincheraWP cada semana, y a la vez hacer una entrevista en directo en Ibon Azkoitia. Al igual que gestionar dos Listas de email a la vez y crear 2 podcast la misma semana. Sin contar la publicación y creación de artículos y cursos.

Lo que hago es escribir qué contenidos quiero crear, qué cosas tengo que hacer para crear esos contenidos, calcular cuánto tiempo me llevan y, entonces, planifico cuánto hago de cada cosa.

Cuanto más detalles y calcules el tiempo de las tareas, más fácil te será planificar tus contenidos.

3- Planificar la Semana

Ya sabemos qué proyectos tenemos y, además, ya sabemos qué contenidos vamos a crear y con qué frecuencia. Es hora de plasmar todo esto en nuestro «calendario» para ver y probar que todo esté bien y tenga lógica.

Como ya he dicho, intercalo los contenidos de TrincheraWP e Ibon Azkoitia, veamos cómo lo tengo con estas semanas de ejemplo:

Semana 1:

  • Lunes
    • Ibon Azkoitia: Entrevista en directo
    • TrincheraWP:
  • Martes
    • Ibon Azkoitia:
    • TrincheraWP: Post con Vídeo
  • Miércoles
    • Ibon Azkoitia: Vídeo «Miércoles de Herramientas»
    • TrincheraWP: Newsletter + Post de una WordCamp
  • Jueves
    • Ibon Azkoitia:
    • TrincheraWP: Glosario
  • Viernes
    • Ibon Azkoitia: Podcast = audio de la Entrevista
    • TrincheraWP: Podcast normal

Semana 2:

  • Lunes
    • Ibon Azkoitia: Vlog en YouTube
    • TrincheraWP: Webinar en directo
  • Martes
    • Ibon Azkoitia:
    • TrincheraWP: Post con Vídeo
  • Miércoles
    • Ibon Azkoitia: Newsletter VIP
    • TrincheraWP: Post de una WordCamp
  • Jueves
    • Ibon Azkoitia:
    • TrincheraWP: Glosario
  • Viernes
    • Ibon Azkoitia: Podcast normal (como este)
    • TrincheraWP: Podcast = audio del Webinar

De esta forma, sé que los lunes tengo directo, los miércoles newsletter y los viernes podcast. Después dependiendo el proyecto, hay más cosas los martes y jueves.

4- Planificar el Día

Tenemos casi todo planificado, ya solo queda tener claro qué tenemos que hacer cada uno de los días.

Si tengo claro que el «lunes de la semana 1» tengo una entrevista en directo, solo tengo que asignar fechas previas y futuras a las subtareas.

Ejemplo de las tareas para que la entrevista vea la luz:

  • Guest
    • [5′]Guest | Choose ( 4 semanas antes)
    • [5′]Guest | Contact ( 4 semanas antes)
    • [5′]Guest | Confirm ( 3 semanas antes)
    • [5′]Guest | Get Image ( 3 semanas antes)
    • [5′]Guest | Get Bio ( 3 semanas antes)
    • [5′]Guest | Get Talk Description ( 3 semanas antes)
  • Graphic Design
    • [15′]Graphic Design | Create Featured Images ( 2 semanas antes)
    • [10′]Graphic Design | Create Video Images ( 2 semanas antes)
  • Post
    • [30′]Post | Generate GDoc Document ( 2 semanas antes)
    • [20′]Post | Write ( 2 semanas antes)
    • [2′]Post | Configure SEO ( 2 semanas antes)
    • [5′]Post | Review ( 2 semanas antes)
    • [2′]Post | Schedule (05:00 Monday 1 week before) ( 2 semanas antes)
  • Video
    • [20′]Video | Create Event in YouTube + Configure it + Schedule (19:00) ( 1 semana antes)
    • [20′]Video | Test everything works (mismo día de la entrevista)
    • [120′]Video | Attend Webinar (mismo día de la entrevista)
    • [2′]Video | Add video to post (mismo día de la entrevista)
  • Marketing
    • [5′]Marketing | Create UTM Links ( 2 semanas antes)
    • [5′]Marketing | Schedule Social Media Before ( 2 semanas antes)
    • [20′]Marketing | Create Announcement Email + Schedule (05:00 Monday) ( 2 semanas antes)
    • [5′]Marketing | Schedule Social Media After (1 día después de la entrevista)

Haciendo esto con cada uno de los contenidos a crear, me es muy sencillo saber qué tengo que hacer en cada día y momento.


Espero que te haya resultado interesante este episodio y no dudes en dejar tus comentarios y compartirlo a aquellas personas que creas que les puede ser útil.

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