Hace no mucho os hablé sobre lo que para mí son las 3 herramientas básicas para ser productivos. Una de estas herramientas es el «Gestor de Tareas / Proyectos» y es aquí donde entra en juego ClickUp.

En este artículo veremos qué características, funcionalidades, integraciones, y mucho más tiene ClickUp.

Características

ClickUp es una herramienta muy completa y, por ello, cuenta con muchas características. En este artículo os mostraré algunas de ellas… pero si os parece interesante podría hacer más artículos centrado en cada característica.

Tareas

Tareas de ClickUp

Dentro de ClickUp podemos tener tareas, casos, «tarjetas»… depende cómo queramos definirlos. Dentro de cada «tarea» podemos encontrar las siguientes características:

  • Título
  • Descripción
  • Subtareas
  • Checklists (tantas como queramos)
  • Adjuntar archivos
  • Historial
  • Comentarios
  • Responsables (puede ser más de una persona)
  • Prioridad
  • Registrar tiempo empleado en la tarea
  • Asignar tiempo estimado
  • Fecha de entrega
  • Campos personalizados

Espacios

Espacios en ClickUp

Los espacios de trabajo nos permiten separar los diferentes proyectos y establecer diferentes ajustes y características para cada uno.

Dentro de ClickUo podemos tener espacios de trabajo para diferenciar proyectos, departamentos o incluso negocios. A cada espacio podemos añadir los usuarios que creamos convenientes y así gestionar accesos y seguridad.

Dentro de cada espacio podemos tener «listas» y ordenarlas por carpetas.

Listas

Listas en ClickUp

Podríamos decir que las «listas» son donde añadimos nuestras tareas. Por ejemplo, podemos tener una «lista» de Marketing y ahí tener todas las tareas relacionadas con el departamento de Marketing.

En caso de que nuestro departamento de Marketing sea grande, quizás nos interesaría tener una «lista» por cada acción de marketing y así tener un control absoluto de cada acción.

Listas en ClickUp

En mi caso siempre tengo una «lista» por cada calendario editorial de mis proyectos. En ellas creo un calendario con todos los contenidos que se publicarán y todas las tareas que hay que realizar para realizarlo.

Vistas

Vistas en ClickUp

Las vistas son las diferentes formas que tenemos para «ver» nuestras listas. Estas son las diferentes opciones que tenemos:

Vista de Tareas

  • Lista
  • Calendario
  • Board (tipo Kanban, como Trello)
  • Box (un panel con bloques para cada miembro de ese espacio de trabajo. Perfecto para ver la carga de trabajo y rendimiento)
  • Gantt

Vista de páginas

  • Chat (podemos añadir chat a las listas y espacios de trabajo)
  • Doc (podemos crear documentación dentro de cada lista y espacio de trabajo)
  • Embed (podemos incrustar, por ejemplo, un Google Spreadsheet para ver e interactuar desde ClickUp)
  • Form (una forma sencilla de crear nuevas tareas, incluso para ser compartido con clientes, u otros departamentos)

¿Te está gustando ClickUp?

ClickUp Pruébalo gratis
Este es un enlace de afiliado
ClickUp

ClickUp

Uno de los mejores gestores de tareas y proyectos

Es la herramienta en la que confío toda la gestión de mis proyectos y tareas que tengo que realizar.

Notificaciones

Notificaciones en ClickUp

En esta sección seremos avisado de todo a lo que nos hayamos dado de alta. Aquí podremos ver cuándo alguien nos asigna una tarea, cuando alguna de las tareas que seguimos es realizada o sufre algún tipo de cambio.

También nos avisa cuando alguna de nuestras tareas se pasa de fecha y se convierte en «atrasada»

Inbox

Inbox ClickUp

Es, para mi gusto, el sitio especial de ClickUp. Aquí es donde podremos ver todas las tareas que tenemos que realizar hoy. Además, también podemos ver, de forma sencilla, qué tareas son las siguientes que tenemos que hacer o hemos hecho.

También nos permite ver qué tareas hemos delegado a otras personas o qué tareas no tienen fecha de entrega. De esta forma no se nos escapará nada y estaremos al día.

Escritorios

Escritorios de ClickUp
Imagen de ClickUp – aún no he creado uno digno de ser mostrado

Podríamos decir que los escritorios son una especie de «Paneles de Control». En ellos podemos añadir paneles con diferentes funcionalidades y que utilizan la información de todo lo que tenemos en ClickUp.

Si es to fuera poco, podemos añadir un chat, checklists, insertar contenidos externos y mucho más.

Por ejemplo, podríamos crear un panel para uno de nuestros clientes. En este panel el cliente podrá ver cómo avanza su proyecto, hablar por el chat, ver una lista de tareas que hayamos hecho para ellos… todo lo que nos imaginemos.

Docs

Docks de ClickUp

Documentar todos los procesos es algo vital para hacer que una empresa/negocio funcione (y que seamos más productivos). Podríamos decir que la sección de Docs podría «reemplazar» a Evernote y herramientas parecidas.

Es importante destacar que esta sección no llega al nivel tan avanzado como Evernote, pero para muchos casos seguro que es más que suficiente.

Podemos tener documentos a nivel «Lista», «Espacio» o «Workspace/General»

Permisos de los documentos de ClickUp

Estos documentos pueden ser privados, compartidos con personas concretas o compartidos con todos los usuarios.

Además, podemos hacer que el documento sea público mediante enlace e incluso incrustarlo en nuestra página web.

Objetivos

Objetivos en ClickUp

En ClickUp podemos crear objetivos para así medir cómo van avanzando nuestros proyectos y negocios.

Podemos añadir la fecha de inicio y la fecha fin del objetivo y revisar su progreso.

Una vez hemos determinado cuáles son nuestros objetivos, podemos asignar tareas o qué métricas utilizaremos para determinar si hemos alcanzado o no el objetivo.

Si nos gusta trabajar mediante sprints, podemos establecer ciclos de desarrollo para cada objetivo y sus tareas.

Podemos medir mediante números, si una tarea está hecha o no, respecto a temas económicos o hacer que ClickUp registre datos de forma automática teniendo en cuenta nuestras acciones.

Ejemplo

Ejemplo objetivos ClickUp
  • Nombre: Evento SemanaWP #10
  • Objetivo #01 – Ingresos: alcanzar, al menos, una facturación de 1.500 €
  • Objetivo #02 – Visualizaciones: que las reproducciones durante las 2 primeras semanas lleguen a 500
  • Objetivo #03 – Registros: que, al menos, 50 personas se registren durante el evento

En este caso se tratan de «datos externos», por lo que iremos añadiendo ahí los datos y, una vez finalizado el evento, podremos ver si hemos alcanzado el objetivo.

Con estos datos, prepararemos los siguientes objetivos para la siguiente edición de SemanaWP y así ir mejorando.

Portfolios

Porfolios de ClickUp

En ClickUp podemos llegar a tener muchas listas y espacios de trabajo. Con los Portfolios podemos escoger qué listas queremos hacer un seguimiento y así, de forma sencilla, ver cómo progresan los proyectos.

En la foto puedes ver dos ediciones de SemanaWP y ahí podemos ver:

  • Nombre de la lista
  • Color (si queremos diferenciarlos de otros espacios por ejemplo)
  • Progreso de las tareas
  • Tareas completadas
  • Si hay tareas retrasadas
  • Cuándo empieza ese proyecto
  • Cuándo finaliza
  • Prioridad respecto al resto de proyectos
  • Persona encargada

ClickApps

Clickapps de ClickUp

Las ClickApps son funcionalidades avanzadas que han creado en ClickUp. Estas funcionalidades pueden ser activadas o desactivadas en cada uno de los espacios.

Estas son las ClickApps disponibles en este momento:

  • Prioridad: poder clasificar las tareas por prioridad
  • Etiquetas: poder añadir etiquetas a las tareas para una mejor clasificación
  • Campos personalizados: ¿necesitas estructurar más información? puedes crear tantos campos personalizados como quieras
  • Responsables múltiples: en algunos casos quizás sea interesante que haya varias personas responsables (aunque lo ideal es siempre que sea sola una persona para evitar errores o problemas)
  • Registro de tiempos: puedes permitir que se pueda registrar el tiempo que lleva hacer cada tarea
  • Tiempos estimados: ¿quieres poder definir cuánto se estima la duración de la tarea para una mejor gestión?
  • Avisos de no completados: evita que se puedan cerrar tareas que contienen subtareas, comentarios y checklists sin completar
  • Aviso de dependencias: avisa cuando se quiere cerrar una tarea que depende de otras que aún están abiertas
  • Re-ajustar fechas de entrega de subtareas: permite que si editamos la fecha de entrega de una tarea, las subtareas cambien de fecha de forma automática
  • Re-ajustar dependencias: parecido a la anterior, pero con tareas dependientes
  • Zoom: ideal para equipos de trabajo, permite crear reuniones de Zoom con un solo clic

Apps

Apps de ClickUp

ClickUp nos ofrece muchas opciones a la hora de acceder y gestionar nuestros proyectos:

  • Web: puedes acceder desde Chrome, Firefox, Edge y Safari (aunque, probablemente, también desde Opera, y otros navegadores)
  • Móvil: app para iPhone, iPad, Android y Amazon Fire
  • Escritorio: macOS, Windows y Linux
  • Amazon Alexa
  • Google Assistant
  • Extensión de Chrome: para guardar páginas, registrar tiempo, crear tareas, capturar y editar capturas
  • Extensión de Notepad
  • Extensión de Gmail: convierte cualquier email en tarea
  • Extensión de Outlook: Crea tareas, comparte emails y mejora la colaboración
  • Extensión de Firefox y Safari: están trabajando en ello

Integraciones

Integraciones de ClickUp

Puedes integrar ClickUp casi que con cualquier cosa:

  • API: cuenta con su propia API para que puedas crear tus propias integraciones
  • Slack, Microsoft Teams
  • GitHub, GitLab, Bitbucket
  • Toggl, Clockify, Timely, Harvest
  • Google Drive, Dropbox, OneDrive
  • Figma
  • Vimeo, YouTube, Loom
  • Zapier

Y si esta lista te parece poca, tiene muchas más integraciones.

Precio

Precio de ClickUp

Seguramente esta parte te la estabas preguntando… pero sí, ClickUp tiene una versión gratuita que funciona perfectamente en caso de que trabajemos solos o en un equipo pequeño.

Ahora bien, si quieres gestionar objetivos, portfolios, campos personalizados, permisos, etc. tendremos que optar por alguna de las versiones de pago.

Los precios son:

  • Gratuito
  • Unlimited: 8,29 € / mes o 4,6 € / mes contratado al año
  • Business: 17,5 € / mes o 8,29 € / mes contratado al año
ClickUp Pruébalo gratis
Este es un enlace de afiliado
ClickUp

ClickUp

Uno de los mejores gestores de tareas y proyectos

Es la herramienta en la que confío toda la gestión de mis proyectos y tareas que tengo que realizar.